Durées de conservation des données : tableau de décision et contrôle
Définissez une règle justifiée pour chaque usage, puis vérifiez qu’elle fonctionne dans vos outils. Ce tableau ne fournit pas une durée valable pour toutes les données : il rend la décision et son application vérifiables.
Votre modèle à personnaliser
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TABLEAU DE CONSERVATION — DONNÉES PERSONNELLES Organisme / pilote / version : [à compléter] FICHE À DUPLIQUER PAR ENSEMBLE DE DONNÉES Traitement et référence du registre : [à compléter] Finalité : [objectif concret] Catégories de données : [description sans liste nominative] Applications, fichiers et supports : [emplacements] RÈGLE À VALIDER Besoin en utilisation courante : [raison] Durée en utilisation courante : [durée ou critère] Point de départ du calcul : [événement précis] Texte imposant une durée, s’il existe : [référence exacte et champ d’application] Recommandation sectorielle consultée : [source et date] Autre justification retenue : [analyse] ARCHIVAGE INTERMÉDIAIRE, SI NÉCESSAIRE Motif distinct : [obligation ou besoin justifié] Données limitées à ce motif : [catégories] Durée et point de départ : [à compléter] Personnes autorisées / emplacement restreint : [à préciser] SORT FINAL ET EXCEPTIONS Sort prévu : [suppression / anonymisation effective / conservation légalement justifiée à préciser] Mécanisme appliqué : [automatique ou intervention identifiée] Gestion des exports, doublons et sauvegardes : [modalités] Gel lié à un contentieux : [périmètre, justification, responsable et réexamen] CONTRÔLE Test effectué et résultat : [date, méthode, preuve] Écart constaté : [description] Correction / responsable / échéance : [à compléter] Validation de la règle : [fonction et date] Prochaine revue : [date ou changement déclencheur] Information des personnes mise à jour : [référence]
Utilisez les instructions et l’exemple ci-dessous pour adapter la trame. Vérifiez son périmètre avant de la réutiliser.
Définissez une règle justifiée pour chaque usage, puis vérifiez qu’elle fonctionne dans vos outils. Ce tableau ne fournit pas une durée valable pour toutes les données : il rend la décision et son application vérifiables.
Décider par finalité
Commencez par un petit nombre de traitements réels plutôt que par toutes les extensions de fichiers. Une adresse email peut servir à répondre à une question, suivre un contrat ou envoyer des messages commerciaux : la même donnée n’a pas nécessairement la même règle dans chacun de ces usages.
La CNIL distingue notamment l’utilisation courante et l’archivage intermédiaire justifié. Recherchez d’abord les règles applicables à votre secteur et à votre document. Si aucune durée précise ne s’impose, documentez une durée ou un critère adapté à l’objectif. Ne choisissez pas un nombre d’années uniquement parce qu’un modèle le propose.
Définir le début du calcul
« À conserver deux ans » resterait inexploitable sans événement de départ. Indiquez ce qui déclenche le décompte et comment l’application le connaît. Vérifiez aussi ce qui se passe lorsqu’un dossier change d’état : sa clôture, son renouvellement ou un contentieux ne doivent pas provoquer une prolongation indéfinie par défaut.
Un archivage justifié ne signifie pas que toutes les équipes conservent leur accès habituel. Décrivez le périmètre utile et les personnes autorisées. L’anonymisation doit être effective ; remplacer simplement un nom par un identifiant n’établit pas à lui seul la sortie du champ des données personnelles.
Exemple : candidatures et recrutement
Exemple fictif : une petite entreprise distingue les candidatures pour un recrutement terminé et les candidatures gardées pour une autre finalité justifiée. Elle recherche les règles appropriées à chaque cas, les inscrit dans le tableau et contrôle si son outil applique réellement la suppression prévue. Elle examine aussi les copies exportées par les recruteurs, qui pourraient survivre à la suppression dans l’application.
Tester avant de déclarer la règle appliquée
Utilisez un dossier fictif ou une méthode de contrôle adaptée. Conservez une preuve du résultat, sans reproduire inutilement les informations supprimées. Reliez la règle au registre des traitements et à la mention du formulaire. Une demande individuelle d’effacement suit en parallèle sa procédure dédiée.
Sources et mise à jour
- CNIL — Identifier les données personnelles.
- CNIL — Les durées de conservation des données.
- CNIL — Guide pratique des durées de conservation.
Sources consultées le 11 octobre 2026. Modèle original Le Bon Papier, à compléter selon votre traitement ; ce document n’est ni un formulaire officiel de la CNIL ni une certification de conformité.
Définissez une règle justifiée pour chaque usage, puis vérifiez qu’elle fonctionne dans vos outils. Ce tableau ne fournit pas une durée valable pour toutes les…
Passez en revue chaque champ d’un formulaire pour garder seulement ce qui sert réellement au service proposé. La grille produit une décision champ par champ, utilisable par la personne qui modifie le formulaire et celle qui vérifie le résultat.
Vérifiez un décompte de charges de bail commercial en rapprochant chaque poste du contrat et des justificatifs. Ce tableau prépare une demande d’explications et évite de confondre montant facturé, dépense réelle et charge effectivement récupérable.
Intégrez les questions de données personnelles dans le cahier des charges d’un nouveau service, avant les développements. Cette fiche transforme les décisions de protection en exigences vérifiables par l’équipe projet, sans prétendre remplacer une analyse d’impact lorsqu’elle est nécessaire.
Préparez l’information d’une personne dont les données proviennent d’un tiers ou d’une source publique. Cette trame décrit la provenance et l’usage envisagé. Elle n’autorise pas à réutiliser des coordonnées : la licéité de la collecte doit être vérifiée séparément.
Suivez les étapes d’une modification des statuts sans perdre le lien entre décision, texte mis à jour et formalités. Le tableau s’utilise après identification du changement envisagé ; il ne détermine pas seul la procédure applicable.
Recensez les autorisations et vérifications liées à votre projet de commerce. Ce tableau aide à identifier les démarches selon l’activité, le local et les installations ; il n’est pas une autorisation générale d’ouverture.