Registre des traitements RGPD : fiche du responsable de traitement
Inventoriez une activité utilisant des données personnelles et les décisions qui l’encadrent. Cette fiche à copier sert au responsable de traitement ; elle ne remplace pas le registre propre à un prestataire sous-traitant.
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REGISTRE DES ACTIVITÉS — FICHE DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT Organisme et coordonnées : [à compléter] Représentant, s’il y a lieu : [coordonnées] DPO, s’il est désigné : [coordonnées] Référence de la fiche : [identifiant interne] Activité : [nom concret] Responsable métier / rédacteur : [fonction et contact] Version / date de revue : [à compléter] OBJECTIF ET PERSONNES Finalité(s) : [pourquoi ces données sont utilisées] Catégories de personnes : [clients, salariés, candidats… à préciser] Catégories de données : [coordonnées, historique… sans copier de dossiers individuels] Données sensibles ou relatives à des infractions : [présence, catégories et analyse spécifique] Base légale retenue et justification — information de pilotage : [à documenter] CIRCULATION DES DONNÉES Destinataires internes : [services et droits d’accès] Destinataires externes : [catégories et rôle] Sous-traitants et référence des contrats : [prestataires] Responsables conjoints éventuels : [identité et référence de l’accord] Transferts vers un pays tiers ou une organisation internationale : [destinataires, pays, encadrement et justificatifs, ou absence vérifiée] CYCLE DE VIE ET SÉCURITÉ Catégorie de données | délai de suppression prévu si possible | point de départ | justification [ligne à répéter] Mesures générales de sécurité : [accès, protection, sauvegardes, procédures pertinentes] SUIVI INTERNE COMPLÉMENTAIRE Applications et emplacements : [références] Information des personnes : [support, version et emplacement] Exercice des droits : [service chargé et procédure] Questions non résolues : [question, responsable, échéance] Modification validée par : [fonction, date] Prochaine revue prévue : [date ou événement déclencheur]
Utilisez les instructions et l’exemple ci-dessous pour adapter la trame. Vérifiez son périmètre avant de la réutiliser.
Inventoriez une activité utilisant des données personnelles et les décisions qui l’encadrent. Cette fiche à copier sert au responsable de traitement ; elle ne remplace pas le registre propre à un prestataire sous-traitant.
Partir d’une activité réelle
Dupliquez la fiche pour chaque activité cohérente : gestion des candidatures, facturation ou prise de rendez-vous. Évitez une fiche « données de l’entreprise » qui mélange des objectifs, des personnes et des durées différents. Interrogez le service qui utilise effectivement les informations ; le nom d’un logiciel ne décrit pas à lui seul une activité.
Les rubriques « questions non résolues » et « prochaine revue » sont des aides de travail proposées ici. Elles permettent de laisser une incertitude visible, avec une personne chargée de la résoudre, plutôt que de remplir la case par une affirmation non vérifiée.
Exemple de remplissage
Exemple fictif : un atelier reçoit des demandes de devis. Sa fiche peut distinguer « répondre à une demande de devis » et « envoyer une newsletter » si ces deux usages existent. Pour le premier, le rédacteur relève les champs du formulaire, la boîte de réception et le logiciel où le devis est préparé. Il vérifie ensuite quels prestataires y accèdent. Il n’ajoute pas automatiquement une finalité publicitaire à une simple prise de contact.
Ce que la fiche décrit
Le registre porte sur les activités, pas sur une liste nominative de clients. L’article 30 prévoit notamment les finalités, catégories de personnes et de données, destinataires, transferts, délais d’effacement envisagés et mesures générales de sécurité. La base légale et le suivi des actions sont ajoutés ici pour faciliter le pilotage.
Une petite structure n’est pas automatiquement dispensée de registre : les exceptions dépendent notamment de la nature et du caractère occasionnel du traitement. Le document reste à actualiser lorsque la pratique change.
Relier les preuves sans les dupliquer
Référencez les contrats dans la fiche de suivi des sous-traitants et les règles dans le tableau de conservation. Ne placez pas de mots de passe ou d’extraits de dossiers dans le registre. Le remplir ne suffit pas à rendre licite une collecte excessive ni à remplacer une analyse d’impact lorsqu’elle est nécessaire.
Sources et mise à jour
Sources consultées le 11 octobre 2026. Modèle original Le Bon Papier, à compléter selon votre traitement ; ce document n’est ni un formulaire officiel de la CNIL ni une certification de conformité.
Inventoriez une activité utilisant des données personnelles et les décisions qui l’encadrent. Cette fiche à copier sert au responsable de traitement ; elle ne…
Animez un échange concret sur la protection des données à partir de situations rencontrées par votre équipe. Ce déroulé facilite la préparation et le suivi ; il ne délivre aucune certification de formation ni validation globale de conformité.
Préparez une campagne en vérifiant son public, l’origine des adresses et le mécanisme de désinscription. Cette checklist aide la personne chargée de l’envoi à bloquer une liste insuffisamment documentée avant de solliciter ses destinataires.
Choisissez et documentez le fondement d’un usage précis de données avant de le mettre en place. Cette fiche organise le raisonnement : elle ne permet pas de sélectionner arbitrairement une base pour justifier un fichier déjà constitué.
Préparez la revue d’un prestataire qui traite des données pour votre compte. Cette fiche organise les questions, preuves et actions à suivre ; elle ne tient pas lieu de contrat de sous-traitance.
Retrouvez les documents qui montrent vos décisions et vos contrôles en matière de données personnelles. Cet inventaire produit une liste de preuves disponibles et d’écarts à résoudre. Il ne donne ni score de conformité ni certificat.
Gardez une trace exploitable du consentement lorsqu’il constitue le fondement retenu, puis de son éventuel retrait. Ce journal accompagne votre mécanisme de recueil : il ne rend pas valable une case forcée, précochée ou insuffisamment expliquée.