Inventaire des preuves RGPD et suivi des écarts
Retrouvez les documents qui montrent vos décisions et vos contrôles en matière de données personnelles. Cet inventaire produit une liste de preuves disponibles et d’écarts à résoudre. Il ne donne ni score de conformité ni certificat.
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INVENTAIRE DES PREUVES ET ÉCARTS RGPD Organisme / périmètre / date : [à compléter] Pilote de l'inventaire : [fonction] UNE LIGNE PAR ÉLÉMENT Sujet : [registre, information, droits, sécurité, contrats, autre] Traitement ou service concerné : [référence] Document ou preuve attendu : [nature et utilité] Document existant / version / date : [référence] Emplacement et personne responsable : [chemin sécurisé] État : [présent et vérifié / obsolète / absent / non applicable justifié] Contrôle effectué : [lecture, test, échantillon sans données réelles] Écart précis : [ce qui manque ou contredit la pratique] Action / responsable / échéance : [à compléter] Preuve de correction : [référence et date] SYNTHÈSE DE TRAVAIL Points empêchant un nouveau traitement : [liste] Mesures urgentes décidées : [qui / quoi / quand] Arbitrages à faire par la direction : [questions] Documents contenant des données à accès restreint : [règles] Prochaine revue : [date / événement] Conclusion limitée aux éléments examinés : [périmètre et limites]
Utilisez les instructions et l’exemple ci-dessous pour adapter la trame. Vérifiez son périmètre avant de la réutiliser.
Retrouvez les documents qui montrent vos décisions et vos contrôles en matière de données personnelles. Cet inventaire produit une liste de preuves disponibles et d’écarts à résoudre. Il ne donne ni score de conformité ni certificat.
Comment remplir ce document
Partez des traitements existants plutôt que d’une liste générique de documents à accumuler. Pour chaque activité, cherchez les décisions de finalité, les informations publiées, les contrats utiles et les contrôles réalisés. Un dossier volumineux peut masquer une procédure jamais appliquée ; reliez chaque pièce à une pratique concrète.
Vérifiez la version et le propriétaire du document. Si deux services utilisent des consignes contradictoires, notez l’écart au lieu de cocher « document présent ». Séparez la preuve de contrôle du contenu personnel contrôlé pour éviter de copier des fichiers clients dans un dossier d’audit.
Exemple d’utilisation
Une PME possède une procédure de désinscription mais son outil commercial ne synchronise plus les refus. L’inventaire classe la procédure comme présente, avec un écart d’exécution. La preuve attendue pour clôturer l’action est un test de propagation, pas une nouvelle version du document sans correction technique.
Points de vigilance
N’exigez pas tous les documents imaginables pour chaque structure : leur nécessité dépend des traitements et du contexte. Inversement, une rubrique non applicable doit être expliquée. Une capture ancienne d’un paramétrage ne prouve pas son état actuel.
Après avoir rempli la trame
Priorisez les écarts selon leurs conséquences pour les personnes et les usages en cours. Attribuez les actions et vérifiez leur clôture. La direction doit voir les limites du périmètre examiné, notamment les outils ou prestataires qui n’ont pas encore été revus.
Commencez avec le registre des traitements, puis reliez les tests de restauration et revues d’accès.
Sources et date de vérification
Sources consultées le 12 octobre 2026. Cette trame pratique de Le Bon Papier est à adapter à votre organisation ; ce n’est pas un formulaire officiel.
Retrouvez les documents qui montrent vos décisions et vos contrôles en matière de données personnelles. Cet inventaire produit une liste de preuves disponibles…
Décrivez votre local, vos équipements et vos marchandises avant de demander ou mettre à jour une assurance professionnelle. Cet inventaire prépare un échange avec l'assureur. Il ne constitue ni une expertise de valeur ni une promesse d'indemnisation en cas de sinistre.
Animez un échange concret sur la protection des données à partir de situations rencontrées par votre équipe. Ce déroulé facilite la préparation et le suivi ; il ne délivre aucune certification de formation ni validation globale de conformité.
Préparez une campagne en vérifiant son public, l’origine des adresses et le mécanisme de désinscription. Cette checklist aide la personne chargée de l’envoi à bloquer une liste insuffisamment documentée avant de solliciter ses destinataires.
Choisissez et documentez le fondement d’un usage précis de données avant de le mettre en place. Cette fiche organise le raisonnement : elle ne permet pas de sélectionner arbitrairement une base pour justifier un fichier déjà constitué.
Préparez la revue d’un prestataire qui traite des données pour votre compte. Cette fiche organise les questions, preuves et actions à suivre ; elle ne tient pas lieu de contrat de sous-traitance.
Listez les meubles et équipements du logement, leur quantité et leur état à l’entrée puis à la sortie. Ce modèle original à copier complète l’état des lieux ; ce n’est pas un formulaire officiel.