Fiche d’examen de la nécessité de désigner un DPO
Rassemblez les faits utiles pour examiner si votre organisation doit désigner un délégué à la protection des données. Le nombre de salariés ne suffit pas à répondre : cette fiche évite de confondre référent interne, prestataire informatique et DPO officiellement désigné.
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EXAMEN DE LA DÉSIGNATION D'UN DPO Organisme / statut / activités : [à compléter] Responsable de l'examen / date : [à compléter] FAITS À DOCUMENTER Organisme public : [oui / non / situation à préciser] Activités principales impliquant un suivi de personnes : [description] Caractère régulier et systématique du suivi : [faits] Échelle du traitement : [public, volume, durée, couverture géographique] Données sensibles ou relatives aux infractions traitées : [catégories et activités] Lien entre ces traitements et l'activité principale : [justification] Sources et documents examinés : [registre, architecture, contrats] ANALYSE ET DÉCISION Critères de désignation obligatoire examinés : [résultat argumenté] Avis spécialisé requis : [question / personne / date] Décision : [désignation obligatoire / volontaire / analyse incomplète / autre conclusion motivée] Si désignation : compétences, disponibilité et moyens prévus [détails] Conflits d'intérêts potentiels à résoudre : [fonctions et décisions] Accès à la direction et indépendance : [organisation] Démarche de désignation CNIL et contact public : [suivi] Réexamen lors de : [nouvelle activité, changement d'échelle, nouveau traitement]
Utilisez les instructions et l’exemple ci-dessous pour adapter la trame. Vérifiez son périmètre avant de la réutiliser.
Rassemblez les faits utiles pour examiner si votre organisation doit désigner un délégué à la protection des données. Le nombre de salariés ne suffit pas à répondre : cette fiche évite de confondre référent interne, prestataire informatique et DPO officiellement désigné.
Comment remplir ce document
Commencez par le registre et les activités réellement réalisées. Décrivez les publics suivis, les catégories de données et l’échelle des opérations sans recopier de données individuelles. Utilisez les critères officiels de la CNIL pour apprécier la situation, puis faites préciser les notions incertaines plutôt que d’en tirer une exemption automatique.
Si la désignation est retenue, examinez aussi les moyens et l’indépendance de la personne. Une fonction qui détermine les finalités et moyens de traitements peut soulever un conflit d’intérêts. Le choix d’un prestataire ne dispense pas d’organiser la coopération interne.
Exemple d’utilisation
Une petite structure développe un service dont l’activité principale consiste à suivre quotidiennement des personnes. Son dirigeant pensait être dispensé en raison de sa taille. La fiche lui fait documenter le suivi et son échelle, puis solliciter un avis avant de conclure. Elle ne transforme pas ce seul exemple en obligation pour toute petite entreprise.
Points de vigilance
N’affichez pas une personne comme DPO simplement parce qu’elle reçoit les courriels de confidentialité. La désignation entraîne un rôle précis. Inversement, l’absence d’obligation de désigner ne supprime pas les autres obligations de protection des données.
Après avoir rempli la trame
Conservez l’analyse et les pièces examinées. Si elle reste incomplète, identifiez une échéance et un responsable. En cas de désignation, utilisez la procédure CNIL et vérifiez que les personnes disposent du bon contact.
Appuyez l’examen sur le registre des traitements et l’inventaire des preuves.
Sources et date de vérification
Sources consultées le 12 octobre 2026. Cette trame pratique de Le Bon Papier est à adapter à votre organisation ; ce n’est pas un formulaire officiel.
Rassemblez les faits utiles pour examiner si votre organisation doit désigner un délégué à la protection des données. Le nombre de salariés ne suffit pas à rép…
Définissez ce qui doit rester confidentiel avant de transmettre des informations à un partenaire. Cette fiche prépare la négociation d'un accord, unilatéral ou réciproque. Elle ne constitue pas un NDA signé et n'accorde aucun droit d'exploitation sur les documents ou inventions partagés.
Rassemblez les véhicules, conducteurs et usages de votre entreprise avant de consulter un assureur flotte. La fiche permet de signaler les différences entre véhicules et les évolutions du parc. Elle ne prouve pas qu'un véhicule est assuré et ne remplace pas les documents contractuels délivrés par l'assureur.
Préparez les informations nécessaires à des conditions générales de vente entre professionnels. Ce dossier rassemble les décisions commerciales et les questions à faire valider. Il ne fournit pas des CGV prêtes à signer et ne convient pas, sans adaptation spécifique, aux ventes aux consommateurs.
Rassemblez les références nécessaires avant d'envoyer une facture à un client public dans Chorus Pro. La fiche permet de demander les données manquantes au service acheteur et de suivre un dépôt. Elle ne remplace ni la facture elle-même ni les procédures particulières des marchés de travaux.
Préparez la visite de l'électricien avec une liste des usages et équipements attendus. Cette fiche évite les demandes vagues et les oublis de périmètre dans le devis. Elle ne dimensionne aucune installation et ne propose aucune manipulation électrique : la conception et les vérifications relèvent du professionnel compétent.
Décrivez les surfaces, l'état des supports et les finitions attendues avant de demander un devis de peinture. La fiche peut être remplie par le client puis vérifiée par le professionnel. Elle sert au chiffrage ; elle ne constitue ni un diagnostic des matériaux ni une prescription de travaux.