Registre des violations de données : fiche de suivi d’un incident
Documentez les faits, l’analyse du risque et les mesures prises après un incident touchant des données personnelles. Cette fiche interne ne déclenche aucune notification et ne remplace pas le téléservice de la CNIL.
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FICHE INTERNE — INCIDENT ET VIOLATION DE DONNÉES Référence : [identifiant] Pilote de l’incident / contact : [fonction] Date et heure de détection : [avec fuseau] Date et heure de prise de connaissance d’une violation : [à établir et justifier] Source de l’alerte : [service ou prestataire] État du dossier : [qualification en cours / violation établie / clôturé] FAITS ET PÉRIMÈTRE Description factuelle : [événement connu, sans hypothèse présentée comme certaine] Confidentialité, intégrité ou disponibilité affectée : [préciser] Systèmes et traitements : [références] Catégories de données et personnes : [description] Nombre approximatif de personnes et enregistrements : [estimation, méthode, inconnues] Conséquences possibles pour les personnes : [analyse] Preuves préservées et emplacement sécurisé : [références, pas de données exposées recopiées] MESURES ET CHRONOLOGIE Date/heure | fait établi | mesure | responsable | preuve [répéter] Mesures de limitation immédiates : [à préciser] Informations manquantes / prochaine vérification : [responsable et délai] ANALYSE ET DÉCISIONS Risque pour les droits et libertés : [analyse argumentée] Notification à l’autorité : [décision, motifs, valideur, date] Si nécessaire : [échéance, envoi initial, référence, compléments ; motif du retard éventuel] Information des personnes : [analyse du risque élevé, décision motivée, canal et suivi] Si nous sommes sous-traitant : [responsable de traitement alerté, date, preuve, compléments] CLÔTURE ET AMÉLIORATION Corrections durables : [action, pilote, date] Contrôle de leur réalisation : [preuve] Dernière réévaluation des décisions : [date et faits nouveaux] Clôture validée par : [fonction et date] Accès au dossier / règle de conservation : [à documenter]
Utilisez les instructions et l’exemple ci-dessous pour adapter la trame. Vérifiez son périmètre avant de la réutiliser.
Documentez les faits, l’analyse du risque et les mesures prises après un incident touchant des données personnelles. Cette fiche interne ne déclenche aucune notification et ne remplace pas le téléservice de la CNIL.
Ouvrir la fiche sans attendre toutes les réponses
Inscrivez les faits connus, puis marquez les inconnues comme telles. Conservez l’heure et le fuseau : « vendredi soir » ne suffit pas à reconstituer une chronologie. Désignez une personne qui centralise les mises à jour pour éviter des versions contradictoires.
La fiche distingue la détection d’un incident de la prise de connaissance d’une violation. Ne confondez pas ces deux moments et ne choisissez pas une date simplement pour repousser une échéance.
Documenter n’est pas notifier automatiquement
Les violations doivent être documentées. Le responsable notifie l’autorité sauf si la violation n’est pas susceptible d’engendrer un risque pour les personnes ; lorsque la notification est requise, le délai est, si possible, de 72 heures après en avoir pris connaissance. Une information des personnes répond à une analyse distincte, notamment du risque élevé et des exceptions applicables. Le sous-traitant alerte le responsable sans délai indu.
Référez-vous aux articles 33 et 34 et au service officiel avant de décider. Des informations peuvent être complétées progressivement : attendre une enquête parfaitement terminée ne doit pas empêcher une notification requise.
Exemple : un fichier adressé au mauvais destinataire
Exemple fictif : un collaborateur signale un envoi erroné. Le pilote relève quel fichier a été transmis, quels destinataires l’ont reçu et quelles mesures ont été tentées. Il décrit les données concernées et les conséquences possibles, puis documente la décision de notification. L’affirmation du destinataire selon laquelle il a supprimé le message est un élément à examiner, pas une conclusion automatique d’absence de risque.
Conserver une trace exploitable
Gardez les références des preuves dans un emplacement restreint. La fiche ne doit pas devenir une nouvelle copie du fichier compromis. Reliez le prestataire éventuel à sa fiche de suivi et prévoyez une revue des mesures décidées après la résolution technique.
Sources et mise à jour
- CNIL — Notifier une violation de données.
- CNIL — Gérer les incidents et violations.
- CNIL — RGPD, articles 28 à 34.
Sources consultées le 11 octobre 2026. Modèle original Le Bon Papier, à compléter selon votre traitement ; ce document n’est ni un formulaire officiel de la CNIL ni une certification de conformité.
Documentez les faits, l’analyse du risque et les mesures prises après un incident touchant des données personnelles. Cette fiche interne ne déclenche aucune no…
Préparez une réponse du responsable de traitement à une personne qui demande ses données. Le texte accompagne une recherche réelle et une copie sécurisée ; il ne suffit pas d’envoyer la politique de confidentialité.
Passez en revue chaque champ d’un formulaire pour garder seulement ce qui sert réellement au service proposé. La grille produit une décision champ par champ, utilisable par la personne qui modifie le formulaire et celle qui vérifie le résultat.
Intégrez les questions de données personnelles dans le cahier des charges d’un nouveau service, avant les développements. Cette fiche transforme les décisions de protection en exigences vérifiables par l’équipe projet, sans prétendre remplacer une analyse d’impact lorsqu’elle est nécessaire.
Préparez l’information d’une personne dont les données proviennent d’un tiers ou d’une source publique. Cette trame décrit la provenance et l’usage envisagé. Elle n’autorise pas à réutiliser des coordonnées : la licéité de la collecte doit être vérifiée séparément.
Organisez la réception, l’analyse et la réponse à une demande de suppression. Cette fiche est destinée à l’organisme qui reçoit la demande ; elle distingue les suppressions possibles des conservations encore justifiées.
Préparez le détail des achats professionnels avant de les enregistrer dans le support comptable approprié. Cette fiche sert à classer règlements et justificatifs ; vérifiez les obligations exactes selon votre activité et votre régime. Elle ne remplace pas un registre définitif et ne transforme pas les dépenses en charges déductibles au régime micro.