Première embauche : checklist de préparation pour l’employeur
Organisez votre première embauche avec une checklist à compléter : responsable de chaque démarche, pièces à réunir et preuve de réalisation. Cette fiche de suivi ne remplace aucune déclaration officielle.
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CHECKLIST DE PREMIÈRE EMBAUCHE — SUIVI INTERNE Entreprise / établissement : [nom et adresse] Poste : [intitulé] Date et heure de prise de poste envisagées : [à compléter] Responsable du dossier : [nom / contact professionnel] Version du suivi : [date] Pour chaque ligne, renseigner : responsable / date prévue / état / preuve conservée. [ ] Identifier la convention collective et les règles du poste. [ ] Vérifier le droit de travailler et les pièces nécessaires à la situation. [ ] Faire vérifier le contrat et les informations à remettre au salarié. [ ] Identifier le service de déclaration adapté : Urssaf, MSA ou dispositif simplifié. [ ] Réaliser la formalité d'embauche requise et conserver son accusé. [ ] Préparer l'inscription au registre unique du personnel. [ ] Organiser la paie, les déclarations sociales et la protection collective applicable. [ ] Contacter le service de prévention et de santé au travail pour le suivi adapté. [ ] Préparer l'accueil, les consignes et la formation à la sécurité du poste. [ ] Prévoir les équipements, accès professionnels et personne référente. [ ] Vérifier le DUERP et les actions de prévention liées au poste. Points non résolus : [question / interlocuteur / prochaine action] Contrôle avant arrivée : [date / responsable] Pièces manquantes et solution prévue : [détail]
Utilisez les instructions et l’exemple ci-dessous pour adapter la trame. Vérifiez son périmètre avant de la réutiliser.
Organisez votre première embauche avec une checklist à compléter : responsable de chaque démarche, pièces à réunir et preuve de réalisation. Cette fiche de suivi ne remplace aucune déclaration officielle.
Utiliser la checklist avant l’arrivée
Attribuez chaque action à une personne nommée. Un dossier « en cours » reste ouvert tant que la preuve de réalisation n’est pas retrouvée. Distinguez la date de prise de poste de la date de signature et de la date de déclaration : elles servent à des démarches différentes.
La fiche officielle d’embauche présente notamment la déclaration préalable, les informations du salarié et le suivi de santé au travail. Les formalités dépendent de la situation : contrat, activité, régime social et éventuel dispositif simplifié. Consultez cette fiche avant de fixer vos échéances plutôt que de recopier celles d’un autre employeur.
Exemple rempli : une première assistante administrative
La société fictive Atelier Lune prépare l’arrivée de Nora. La dirigeante vérifie la convention collective ; le gestionnaire de paie prépare la déclaration ; la responsable de site organise l’accueil. La ligne « équipements » indique : ordinateur identifié, compte nominatif à créer, test de connexion prévu avant l’arrivée. La ligne « santé au travail » reste ouverte avec un interlocuteur et une prochaine action, au lieu d’être cochée parce qu’un courriel a été envoyé.
Ce que cette fiche ne fait pas
Ce document n’est ni un contrat de travail, ni une DPAE, ni une validation du droit au travail. N’y recopiez pas le dossier médical du salarié. Conservez les justificatifs personnels dans l’espace RH approprié, avec un accès limité aux personnes qui en ont besoin.
Documents utiles pour la suite
- Préparer l’accueil du nouveau salarié
- Contrôler les informations destinées au registre du personnel
- Préparer l’inventaire des situations de travail pour le DUERP
Sources et date de vérification
Sources consultées le 11 octobre 2026. Les trames sont des créations pratiques de Le Bon Papier, pas des formulaires officiels.
Organisez votre première embauche avec une checklist à compléter : responsable de chaque démarche, pièces à réunir et preuve de réalisation. Cette fiche de sui…
Consignez la remise d’un ordinateur, d’un téléphone ou d’un autre équipement professionnel avec son identifiant, ses accessoires et son état constaté. Le modèle sert de reçu de remise, sans clause automatique de remboursement.
Préparez les informations à reporter dans les formulaires de candidature DC1 et DC2 lorsque cette présentation est adaptée à la consultation. Cette fiche de travail ne remplace pas les formulaires officiels ni un DUME demandé par l’acheteur.
Préparez une campagne en vérifiant son public, l’origine des adresses et le mécanisme de désinscription. Cette checklist aide la personne chargée de l’envoi à bloquer une liste insuffisamment documentée avant de solliciter ses destinataires.
Cette checklist aide une petite entreprise à relire une facture avant émission, ou à documenter une demande de correction à son fournisseur. Elle distingue les données manquantes des incohérences commerciales. Le texte téléchargé est une fiche de contrôle, pas une facture ni une certification de conformité fiscale.
Préparez le dépôt électronique d’une réponse à un marché public et conservez les preuves utiles. Cette checklist vérifie l’accès, les fichiers et la réception ; elle ne garantit pas la recevabilité de leur contenu.
Rassemblez les informations nécessaires avant de commencer la création de votre micro-entreprise sur le guichet unique. Cette checklist prépare la saisie et le suivi des pièces ; elle ne crée pas l’entreprise et ne détermine pas à votre place le régime fiscal adapté.