Matrice des rôles : responsable de traitement et sous-traitant
Clarifiez qui décide des usages des données et qui agit sur instructions dans une relation entre entreprises. Cette matrice prépare la qualification des rôles ; elle ne remplace ni l’analyse des faits ni les clauses contractuelles nécessaires.
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MATRICE DES RÔLES SUR LES DONNÉES Projet / relation commerciale : [nom] Organisations et interlocuteurs : [liste] Opération étudiée : [activité précise] Personnes concernées et données : [catégories] QUESTIONS À RENSEIGNER PAR OPÉRATION Qui décide pourquoi les données sont utilisées ? [organisation / preuve] Qui choisit les moyens essentiels ? [organisation / décisions] Qui fournit des instructions documentées ? [référence] Qui exécute ces instructions ? [organisation] Un acteur réutilise-t-il les données pour son propre objectif ? [lequel] Les décisions sont-elles prises ensemble ? [faits à examiner] Qui répond aux demandes des personnes ? [circuit proposé] Qui assure sécurité, suppression et information ? [répartition à vérifier] QUALIFICATION PROPOSÉE Rôle de chaque acteur pour cette opération : [qualification et justification] Qualification différente pour une autre opération : [périmètre] Désaccord ou information manquante : [question et interlocuteur] Contrat / accord à préparer ou modifier : [document] Instructions annexées : [version] Validation et prochaine revue : [responsable / date] Ne pas utiliser comme qualification définitive tant que : [réserves]
Utilisez les instructions et l’exemple ci-dessous pour adapter la trame. Vérifiez son périmètre avant de la réutiliser.
Clarifiez qui décide des usages des données et qui agit sur instructions dans une relation entre entreprises. Cette matrice prépare la qualification des rôles ; elle ne remplace ni l’analyse des faits ni les clauses contractuelles nécessaires.
Comment remplir ce document
Découpez la prestation en opérations concrètes. Un prestataire peut exécuter l’hébergement d’un fichier pour son client et traiter séparément les coordonnées de son propre interlocuteur pour gérer son contrat. Les rôles s’analysent par traitement, pas uniquement par statut commercial. Demandez des preuves : instructions, décisions de paramétrage et finalités annoncées.
Discutez les lignes avec les deux parties. Une clause qui nomme un acteur « sous-traitant » ne suffit pas si cet acteur détermine en pratique une finalité propre. Faites résoudre les divergences avant de rédiger une répartition des responsabilités.
Exemple d’utilisation
Un studio organise un formulaire d’inscription à un événement pour un client. Le client fixe le public, les informations nécessaires et les destinataires. Le studio explique qu’il souhaite aussi utiliser les adresses pour ses offres. La matrice isole cette réutilisation ; elle ne la range pas silencieusement dans les instructions d’hébergement.
Points de vigilance
Évitez de considérer tous les fournisseurs comme des sous-traitants RGPD. Un expert ou partenaire peut avoir un autre rôle selon les opérations. Une responsabilité conjointe éventuelle appelle une analyse spécifique ; la matrice ne fournit pas d’accord complet entre responsables conjoints.
Après avoir rempli la trame
Une fois la qualification confirmée, alignez le registre, les informations aux personnes et les accords nécessaires. Notez les opérations exclues du contrat et interdisez les usages non autorisés dans les instructions appropriées.
Pour la relation réellement qualifiée de sous-traitance, utilisez la fiche de suivi du sous-traitant.
Sources et date de vérification
Sources consultées le 12 octobre 2026. Cette trame pratique de Le Bon Papier est à adapter à votre organisation ; ce n’est pas un formulaire officiel.
Clarifiez qui décide des usages des données et qui agit sur instructions dans une relation entre entreprises. Cette matrice prépare la qualification des rôles…
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